Beschreibung des Teamrooms

DIESEN POST ALS MP3.

THIS POST AS MP3 (INTERPRETED IN ENGLISH).

Wie ihr alle auch haben auch wir in der Gruppe (Damien, Tino, Yves und ich) einen Teamroom für die Ausarbeitung des zu publizierenden Artikels benutzt. Obwohl der Artikel noch nicht ganz fertig ist, kann doch schon über den Teamraum (in unserem Fall ZOHO) bloggen.

Damit ihr auch versteht, wovon ich hier eigentlich spreche, habe ich immer Print-Screens gemacht und erläutere einige Vor- und Nachteile von ZOHO Projects. Wie ihr sehen werdet, ist die Betrachtung zuweilen etwas subjektiv, denn je nach Arbeitsweise jeden Users kann dieses oder jene Feature im Teamroom unterschiedlich praktisch aufgefasst werden.

Nach dem einloggen erscheint die Welcome Page, die ganz auf den jeweiligen User abgestimmt ist und alle Tasks, Milestones, Meetings enthält. Eine ganz praktische Seite, vor allem wenn man an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, denn so wie ich’s verstehe werden da alle Tasks etc. aus den verschiedenen Projekten dargestellt.


Dann geht’s weiter in das entsprechende Projekt, wo das Dashboard eine Übersicht über die wichtigsten Kategorien gibt: Kalender, Dokumente und Forum. Durchaus praktisch, um sich einen Überblick zu verschaffen, aber um damit zu arbeiten meines Erachtens nicht. Dies liegt an Folgendem: Wenn ich im Dashboard bei einen Forum-Eintrag auf „mehr“ klicke (um den ganzen Eintrag anzuzeigen), wird sofort das Forum geöffnet und ich muss dann wieder zurück zum Dashboard gehen, wenn ich noch nicht fertig war, mir einen Überblick darüber zu verschaffen, was alles neu gepostet wurde. Naja, dies ist ja noch durchaus in Ordnung. Viel wichtiger sind ja die Dokumente, an denen gemeinsam gearbeitet wird, nicht? Wenn ich nun im Dashboard auf ein Dokument klicke, wird dieses entweder in Word geöffnet, oder aber gespeichert. Meines Erachtens total unpraktisch, denn die Idee ist ja, dass verschiedene Leute am gleichen Dokument arbeiten und dafür den ZOHO Writer benutzen.


Um Dokumente im ZOHO Writer zu öffnen muss ich also Zunächst in die Liste aller Dokumente gehen und erst dort habe ich diese Möglichkeit. Ich öffne also das Dokument im Zoho Writer und ein neues Fenster öffnet sich. Soweit so gut.


Maximiere ich das neue Fenster, passt sich der Inhalt aber leider nicht automatisch an, zumindest nicht auf meinem PC. Auf anderen Computern hab ich’s bisher nicht ausprobiert, muss ich also noch machen um hier Urteil abgeben zu können.

Man muss zuerst refresh drücken oder während das kleine Fenster aufmacht gleich maximieren, um dem zu entgehen. Der ZOHO Writer aber ist durchwegs praktisch. Die Funktionalität ist einfach; gleiche Icons wie in Microsoft Word. Über den Writer lässt sich also nur Gutes sagen. Sobald Änderungen gespeichert sind, wird die Versions-Nummer des Dokuments geändert und wer zuletzt daran gearbeitet hat.

Weiter geht’s mit dem Kalender. Tasks und Milestones sowie Meetings sind jeweils einzeln durch einen „Folder“ vertreten, werden automatisch in den Kalender übernommen, der eine Zusammenfassung enthält, was wann ansteht. Hübsch, nicht? Wenn man über einen Eintrag fährt wird angezeigt, was sich dahinter verbirgt. Für eine überschaubare Menge an Daten ist das kein Problem. Wenn ich nun auf einen Eintrag klicke, steht nicht mehr nur „Task (1)“ sondern der Text der Task wird angezeigt. Leider – und vielleicht bin nur ich damit unzufrieden aber ihr dürft gerne kommentieren – werden dann jeweils nur Tasks angezeigt. Milestones und Meetings sind verschwunden. Gleiches gilt vice versa.

Kommen wir zum Forum.


Was gibt’s hier zu sagen. Zunächst einmal ist – zumindest bei unserem Teamroom – die default Einstellung dass bei jedem neuen Forumseintrag eine Mail verschickt wird. Das kann man hoffentlich ändern, ansonsten würde es gar keinen Sinn machen, einen Forumseintrag zu schreiben, wenn sowieso jedes Mal eine Mail verschickt wird. Klickt man auf „mehr“ wird der restliche Text sogleich im selben Fenster angezeigt. Klickt man allerdings auf die Kommentare, wird nur der jeweilige Forums-Beitrag mit allen Kommentaren angezeigt. Hier lässt sich diskutieren, ob das praktisch ist oder nicht.

Dann gibt es noch weitere Funktionalitäten, die in unserem Fall nicht benutzt wurden: Das Timesheet zur Zeiterfassung ist im Unternehmens-Umfeld sicherlich sehr wichtig; schliesslich müssen die gearbeiteten Stunden in Rechnung gestellt werden oder dienen als Referenz für zukünftige Projekte mit ähnlichen Inhalten.

Was es nicht gibt ist eine Instant Messaging Funktion. Die Online-Status der User wird zwar jeweils angezeigt, aber Kurzmitteilungen lassen sich nicht versenden.

Es ist übrigens wohl noch wichtig anzumerken, dass ZOHO ein online basierter Teamroom ist. Alle Tools sind nur zugänglich, wenn man online ist. Für Projekte mit Personen die einen fixen Arbeitsplatz haben und nicht oft herumreisen ist das kein Problem. Allerdings könnte es von Usern, die oft unterwegs sein müssen und in Flugzeugen keinen Zugang zu Internet haben, störend empfunden werden dass sie die Dokumente vorher exportieren müssen (die funktioniert übrigens ausgezeichnet und es stehen verschiede Formate zur Verfügung, wie man in ZOHO Writer geschriebene Dokumente herunterladen möchte).

Soweit also zur Beschreibung von ZOHO, damit ihr euch auch ein Bild machen konntet. Erfahrungen zum Teamroom im nächsten Post.